Директор департамента административного обеспечения

Чем предстоит заниматься:

Управление Front Office и сервисными командами:

• Руководство командами секретариата, курьеров, АХО и сопровождения командировок

• Планирование работы сотрудников, графиков, загрузки и взаимозамещения

• Постановка задач и контроль их исполнения

• Формирование единых стандартов работы и сервиса

• Контроль качества и скорости обработки внутренних запросов

• Выстраивание процессов так, чтобы команда не зависела от ручного управления руководителем

Секретариат:

• Организация работы секретарей: телефонные звонки, корреспонденция, приём посетителей, административная поддержка

• Организация встреч и визитов гостей, включая руководителей и внешних партнёров

• Контроль стандартов делового сервиса

Курьерская служба:

• Организация работы двух пеших курьеров

• Распределение поручений и контроль сроков доставки

• Оптимизация маршрутов и загрузки

• Взаимодействие с внешними курьерскими службами при необходимости

АХО и офисный сервис:

• Обеспечение бесперебойной работы ежедневной офисной инфраструктуры

• Контроль наличия необходимых расходных материалов и товаров для офиса

• Организация регулярных закупок: вода, молоко, кофе, расходные материалы и т. п.

• Контроль состояния офисных зон и оперативного устранения возникающих проблем

• Координация вопросов клининга, сервисного обслуживания, ремонта и других административных подрядчиков

• Организация комфортной среды для сотрудников и гостей офиса

Командировки:

• Руководство процессом приёма и обработки заявок на командировки

• Контроль корректности и своевременности внесения данных в корпоративную систему

• Контроль статусов заявок и соблюдения установленных сроков

• Контроль закрывающих документов и отчётов по командировкам

• Выявление проблемных мест процесса и его дальнейшая оптимизация

Управление командой и процессами:

• Формирование целевой структуры сервисной функции

• Постановка KPI команде и регулярная управленческая отчётность

• Выстраивание кросс-функционального взаимодействия с внутренними клиентами и подрядчиками

• Считать ресурсы и расходы, а не только контролировать исполнение

• Видеть системную проблему за десятью одинаковыми заявками

Мы ожидаем:

• Опыт руководства сервисными командами от 3 лет (желателен опыт в отелях 4–5* на позициях Front Office Manager / Rooms Division / Operations Manager / руководителя сервисного направления)

• Опыт управления несколькими операционными процессами одновременно

• Опыт выстраивания стандартов и контроля их соблюдения

• Опыт работы с большим количеством внутренних клиентов

• Опыт управления подрядчиками и качеством их работы

• Опыт формирования и управления командой

• Сильные организаторские навыки и умение быстро реагировать на нестандартные ситуации

• Операционная дисциплина: срок заявки, состояние офиса и договорённость с подрядчиком

Мы предлагаем:

• Реальное влияние: ваши стандарты будут чувствовать все сотрудники и гости офиса

• Официальное оформление по ТК РФ с первого дня

• Конкурентная заработная плата

• График 5/2 с 09:00 до 18:00

• ДМС после 6 месяцев работы

• Профессиональная команда и прозрачные карьерные перспективы в растущем бизнесе