Архивариус/Делопроизводитель

1. Инвентаризация и аудит договорной базы:

• Проведение построчной сверки бумажных оригиналов договоров с карточками в 1С:ДО.
• Формирование «Акта сверки» и «Реестра расхождений» по итогам инвентаризации.
• Выявление недостающих оригиналов, подготовка и направление запросов ответственным лицам и контрагентам на восстановление документов; полный контроль возврата оригиналов.

2. Формирование и систематизация архива:

• Составление детальных внутренних описей (реестров) с указанием контрагента, номера, даты, предмета договора и статуса документа (оригинал/копия/дубликат).
• Разработка и актуализация архивной номенклатуры.
• Проверка физического состояния документов, удаление металлических скрепок, восстановление поврежденных листов (при необходимости).
• Выявление и изъятие дубликатов, черновиков и документов, не относящихся к договорной работе.

3. Управление жизненным циклом документов:

• Согласование: Запуск маршрутов согласования в 1С:ДО, контроль сроков прохождения этапов, эскалация зависших согласований.
• Контроль качества: Проверка наличия всех внутренних виз согласно ЛНА и внешних документов (протоколы разногласий, доп. соглашения, гарантии, конкурентные карты и пр.). Контроль внесения правок до подписания.
• Движение оригиналов: Организация передачи оригиналов контрагентам и отслеживание возврата подписанных экземпляров в установленные регламентом сроки.
• Регистрация: Присвоение номеров, сканирование и прикрепление электронных копий в карточки документов 1С.

4. Архивный цикл и координация:

• Формирование реестров для передачи документов в архив на ежеквартальной основе.
• Отбор договоров, заключенных более 5 лет назад, формирование архивных коробок с маркировкой и передача на глубокое хранение. Консолидация остальных оригиналов в московском офисе.
• Выполнение функций «единого окна» при взаимодействии с архивной компанией (заказ справок, запрос оригиналов из архива, контроль сроков хранения).

Мы ожидаем, что вы:

• Имеете опыт работы с договорной документацией и архивами от 2-х лет.
• Уверенно владеете 1С:Документооборот (запуск маршрутов, работа с карточками) и пакетом MS Office (Excel – обязателен для ведения реестров).
• Знаете правила оформления организационно-распорядительных документов и основы архивного дела (номенклатура, сроки хранения).
• Внимательны к деталям, умеете систематизировать большие объемы бумажных документов.
• Обладаете навыками деловой переписки и конструктивного взаимодействия с контрагентами и внутренними подразделениями.

Мы предлагаем:

• График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00
• Оформление по ГПХ/Срочный договор на 6 месяцев